تعلم 10 حيل تساعدك على إدارة وقتك وأعمالك كما يفعل المليارديرات
القصد من إدارة الوقت ليس أن تكون قادرًا على إنجاز عشرة أعمال في اليوم الواحد، بل أن تستطيع صب تركيزك وتحقيق أكبر إنتاجية ممكنة على ما يهم من تلك الأعمال، بحيث تفهم ترتيب أولوياتك، وتتعلم الانضباط والصبر.
وتنظيم الوقت بمعناه الصحيح ليس أمرًا يسيرًا يقوى الجميع على فعله، فهو سر نجاح الكثير من رجال الأعمال والرواد في مختلف المجالات، لكن يوجد 10 استراتيجيات يمكن اتباعها بهذا الخصوص:
1- التأطير الزمني (Timeboxing):
هي استراتيجية موجهة نحو الهدف حيث يتم إنجاز العمل ضمن "أُطر زمنية". حيث تساعدك على تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر، ثم إكمالها في فترة زمنية معقولة. يجب أن يكون لكل مهمة إطار زمني خاص بها لا يدوم أكثر من ثلاث ساعات.
2- تقسيم الوقت إلى فترات زمنية (Time blocking):
تُشبه هذه الاستراتيجية سابقتها، ولكن بدلاً من جدولة وقت محدد لكل مهمة على حدة، سوف تتدرب على تقسيم فترات محددة من التقويم الخاص بك للمهام المتشابهة.
ابدأ بتحديد أولوياتك اليومية أو الأسبوعية. بعد ذلك، جَمِّعِ المهام المتشابهة بحيث يمكنك العمل عليها في وقت واحد.
3- تقنية الطماطم (Pomodoro method):
تساعدك تقنية الطماطم على التعامل مع العمل في أطر زمنية قصيرة ثم أخذ فترات راحة بين جلسات العمل. وهي استراتيجية مفيدة لأنها تشجع فترات الراحة المنتظمة، للتحفيز الذاتي - ومفيدة لعقلك.
استخدم مؤقت (STOPWATCH) وقائمة مهام ذات أولوية وميزة "غفوة" في إشعاراتك على الهاتف. ابدأ بضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة، وحاول قضاء هذا الوقت في العمل على مهمة. ثم، بمجرد انتهاء الوقت، خذ استراحة لمدة خمس دقائق.
4- التهمِ الضفدع (Eat the Frog):
لـ "مارك توين" مقولة طريفة مفادها، "إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح".
تشجعك استراتيجية "التهام الضفدع" على التعامل مع المهام الكبيرة أو المعقدة أولاً قبل العمل على المهام الأقل أهمية.
5- مبدأ باريتو (Pareto principle):
مبدأ باريتو هو عكس طريقة "التهام الضفدع"، حيث تشجعك هذه الاستراتيجية على إنجاز المهام البسيطة والسريعة أولًا، حتى تشعر بمزيد من الإنجاز والتحفيز مع نهاية يومك.
غالبًا ما يُطلق على مبدأ باريتو "قاعدة 80/20" قاعدة أساسية واحدة: تقضي 20% من وقتك في إنجاز 80% من عملك. وهكذا تتفرغ لمعالجة 20٪ من عملك الذي سيستغرق 80% من وقتك.
6- اربط الأعمال اليومية بالأهداف:
أفضل طريقة لتنسيق العمل والأولويات عبر جميع مستويات مؤسستك هي باستخدام أداة إدارة العمل. حيث يمكنك ربط العمل اليومي ومشاريع الفريق بأهداف الشركة.
7- خطّط مسبقًا في نهاية كل يوم:
بدلًا من محاولة اكتشاف ما يجب أن تفعله في الصباح، اقضِ الخمس دقائق الأخيرة من كل يوم في التخطيط لليوم التالي. يمكن أن يزيد هذا من الحافز لأنك تعرف بالضبط ما تفعله كل يوم.
8- قل "لا"
ليس من السهل دائمًا قول "لا" للعمل - ولكن من المفيد توضيح أنك تقول "لا" لأن العمل لا يتماشى مع أولوياتك الحالية.
تحديد الأولويات لنفسك - ومشاركة تلك الأولويات مع أعضاء فريقك - يمكن أن يمنح الجميع مزيدًا من الوضوح.
9- أوقف الإخطارات:
ننتقل باستمرار بين التطبيقات والإشعارات والمهام. هذا هو السبب في أنه من الصعب التركيز على المهمة الحالية والدخول في حالة تدفق جيد، مما يعني أن العمل يستغرق وقتًا أطول.
أوقف تشغيل الإشعارات أو استخدم خاصية "الرجاء عدم الإزعاج" لتعطيل الإشعارات مؤقتًا مع إعلام فريقك بأنك ستعود إليهم لاحقًا. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز في عملك.
10- تعدد المهام كذبة... أنت لست حاسوب:
عندما تحاول القيام بمهام متعددة، فإنك في الواقع تجبر عقلك على التبديل بسرعة بين المهام. في كل مرة تقوم فيها بالتبديل بين العمل، يحتاج عقلك إلى العثور على المعلومات والسياق لهذه المهمة وهذا يستنفد عقلك.
بدلًا من ذلك ركز على مهمة واحدة في كل مرة، عندما تكون شديد التركيز ستنجز المزيد من العمل بكفاءة أكبر.